Bestuurslid in de rol van Secretaris / Operationeel Manager

Bestuurslid (secretaris – operationeel manager) voor Steunfonds Vluchtelingen De Bilt

Het Steunfonds Vluchtelingen De Bilt verleent financiële steun aan vluchtelingen in de gemeente De Bilt. Het gaat om steun op gebieden die buiten de verantwoordelijkheid vallen van de gemeente De Bilt of een andere overheid en waarvoor ook niet op een andere manier financiering kan worden verkregen. Gedacht kan worden aan opleidingskosten, kosten van gezinshereniging, kosten in het kader van gezondheid en welzijn, sport, artistieke ontwikkeling, specifieke projecten en bijstand bij procedures.

Aanvragen komen voor een donatie door het Steunfonds in aanmerking als ze bijdragen aan de integratie van de aanvrager in de Nederlandse samenleving. Het Steunpunt Vluchtelingen De Bilt (het Steunpunt is in De Bilt de organisatie die statushouders begeleidt bij hun integratie in de Nederlandse samenleving) dient het grootste deel van de aanvragen in. Maar ook inwoners van De Bilt met een vluchtelingenachtergrond, die niet (meer) worden begeleid door het Steunpunt, kunnen aanvragen bij ons indienen. Het vermogen van het Steunfonds wordt gevormd door donaties, erfstellingen en legaten en andere baten, bijvoorbeeld de opbrengsten van sponsoracties en activiteiten van lokale serviceclubs. Wij zijn een stichting en hebben de ANBI-status.

Het bestuur

Het bestuur heeft als taak de ingediende aanvragen te beoordelen en donaties toe te kennen. Ook hebben we een actief beleid om fondsen te werven en initiëren we projecten die kunnen bijdragen aan onze doelstellingen.

Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris/operationeel manager, een penningmeester en een lid dat verantwoordelijk is voor fondsenwerving. We worden ondersteund door een vrijwilliger die ons secretariaat voert en een vrijwilliger die de boekhouding doet.

We zijn een onbezoldigd vrijwilligersbestuur. Ons werk is vrijwillig maar niet vrijblijvend, daar zijn we ons bewust van. We vinden het belangrijk om te werken in een informele sfeer en streven naar open communicatie en het uitdragen van onze gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Profiel en taken bestuurders

Voor de bestuursleden van het Steunfonds geldt in het algemeen dat zij:

• Affiniteit hebben met de doelgroep en de doelstellingen en ambities van het Steunfonds.
• Integer, maatschappelijk betrokken en ondernemend zijn.
• Beschikken over een netwerk in de sociale geledingen van de lokale samenleving.
• Voorkomen dat het belang van het Steunfonds wordt vermengd met privé- of zakelijke belangen.
• Ervaring en/of affiniteit met bestuurswerk hebben.

De taken van een bestuurslid bestaan primair uit het voorbereiden en bijwonen van bestuursvergaderingen, die zes keer per jaar plaatsvinden. Daarnaast vindt er geregeld extern overleg plaats met bijvoorbeeld medewerkers van het steunpunt, vertegenwoordigers van andere organisaties in dit domein of andere belanghebbenden. Ook hebben alle bestuursleden een verantwoordelijkheid in het meedenken en meedoen qua fondsenwerving en -toekenning.

Profiel en taken van de secretaris – operationeel manager

Binnen het bestuur zal het lid dat wij zoeken voor de rol van secretaris – operationeel manager op zich nemen. Daar horen de volgende taken bij:

• Operationeel verantwoordelijk voor het proces van het beoordelen, toekennen, afhandelen en vastleggen van aanvragen
• Het toezien op de toepassing van onze eigen regels en uitgangspunten in dit proces. De daadwerkelijke beoordeling gebeurt samen met een collega bestuurslid
• Het voorbereiden van vergaderingen (zes per jaar), het opstellen van de agenda, het verzamelen van de stukken en de verslaglegging en het aansturen van onze vrijwilliger op dit terrein
• Onderhouden van contacten op het vlak van aanvragen met bijvoorbeeld het Steunpunt
• Een kleine taak bevat tevens de verantwoordelijkheid voor onze IT gerelateerde zaken

De tijdsbesteding is onregelmatig, maar gemiddeld 2 tot 4 uur per week.

Het profiel van de ideale kandidaat

• Iemand die eerdergenoemde algemene kenmerken onderschrijft
• Met een netwerk in de Gemeente De Bilt
• Plezier hebben in het aansturen en uitvoeren van operationele processen
• Je bent goed in het aanbrengen van structuur en vindt het leuk om te organiseren
• Accuraat en kwaliteitsbewust
• Concrete ervaring in een dergelijke rol is welkom
• Handig zijn met Office 365 en OneDrive is een must
• Voldoende tijd vrij kunnen maken om deze taak met succes op te pakken
• Gezien de samenstelling van ons bestuur gaat onze voorkeur uit naar een vrouw

Meer informatie of reageren?

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze website.

Heb je belangstelling, neem dan contact op met Hinnejan Elswijk, voorzitter van het bestuur.

Bilthoven, april 2025